Lorsque les gens pensent aux entreprises et à leur communication interne, ils imaginent très probablement une sorte de réunion du personnel à l’ancienne, où tout le monde est assis autour d’une table et écoute le PDG déblatérer sur les objectifs trimestriels. Ce n’est pas ainsi que les choses fonctionnent aujourd’hui, même dans les entreprises les plus anciennes. Au contraire, une communication interne réussie est un flux constant d’informations qui permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et sait ce qui doit être fait pour que l’entreprise continue d’avancer. Même dans les petites et moyennes entreprises, la communication interne a un impact important sur la façon dont les choses sont faites. À tout moment, chaque employé doit savoir exactement sur quoi ses collègues travaillent, à qui il doit s’adresser s’il a des questions ou des préoccupations, et d’autres informations qui l’aideront à faire son travail plus efficacement chaque jour.
Qu’est-ce que la communication interne ?
La communication interne est le processus par lequel les employés à tous les niveaux d’une organisation restent informés, connectés et engagés. Elle englobe toutes les formes de communication, y compris les conversations en face à face, les courriels, les intranets et les canaux de médias sociaux, ainsi que les bulletins d’information, les affiches et les vidéos produits pour l’ensemble de l’organisation. La communication interne ne se limite donc pas à un briefing quotidien ou à l’envoi d’e-mails à des collègues, même si ces deux éléments sont importants. Il s’agit notamment de trouver des moyens d’impliquer les personnes de toute l’entreprise, afin qu’elles aient le sentiment de faire partie d’une équipe plus large et qu’elles comprennent leur rôle dans la réalisation des objectifs de l’entreprise.
Pourquoi la communication interne est-elle importante pour une entreprise ?
Les employés étant ceux qui fabriquent les produits et fournissent les services de l’entreprise, leur adhésion à la mission et aux valeurs de l’entreprise est essentielle à sa réussite. Une communication interne réussie peut avoir les effets suivants :
- Renforcer la confiance et l’engagement des employés. La communication interne est le moyen le plus efficace d’instaurer la confiance, la bonne volonté et l’engagement. Lorsque les employés ont le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand qu’eux, ils ont envie de travailler pour l’entreprise.
- Mettez les employés en contact les uns avec les autres et avec la direction de l’entreprise. Lorsque les employés ne savent pas ce qui se passe, ils sont susceptibles de se sentir anxieux et déconnectés de leur travail.
- Favoriser la productivité. Lorsque les employés comprennent leur rôle et la manière dont ils contribuent à la mission de l’entreprise, ils sont plus productifs. Lorsqu’ils ont l’impression de ne pas être entendus ou de ne pas faire partie de l’équipe, ils ont tendance à se désengager de leur travail.
- Fournir un compte rendu de ce qui se passe dans l’entreprise. De nombreuses entreprises conservent des traces de leur histoire et des événements marquants dans leurs bulletins d’information et autres communications internes.
Les avantages d’une communication interne efficace
- Amélioration de la résolution des problèmes. Lorsque les gens savent comment accéder aux informations dont ils ont besoin et à qui s’adresser pour obtenir de l’aide, ils peuvent résoudre les problèmes plus rapidement et plus efficacement.
- Augmentation de la productivité. Les personnes qui comprennent comment leur travail est lié aux objectifs de l’entreprise sont plus susceptibles d’être productives et concentrées.
- Réduction du stress. De nombreux employés sont stressés par le fait qu’ils ne savent pas ce que l’on attend d’eux au travail.
- Réduction du taux de rotation du personnel. Lorsque les employés ont l’impression de ne pas avoir voix au chapitre, ils sont plus susceptibles de chercher du travail ailleurs.
- Un meilleur service à la clientèle. Les employés qui se sentent soutenus, engagés et habilités à bien faire leur travail fournissent également un meilleur service aux clients.
Comment promouvoir une communication interne efficace sur le lieu de travail ?
La communication est une voie à double sens. S’il est important de promouvoir un flux d’informations sain entre les murs de l’entreprise, il est également important d’écouter ce que les gens ont à dire.
Il existe des moyens de promouvoir une meilleure communication bidirectionnelle au bureau :
- Soyez disponible pour les employés. Mettez-vous à la disposition des personnes qui ont des questions ou qui veulent parler de ce qui se passe dans l’entreprise. Cela permet aux gens de savoir que leur voix est entendue.
- Organisez des activités de renforcement de l’esprit d’équipe. Les activités de renforcement de l’esprit d’équipe sont un excellent moyen de créer des liens entre les personnes et de les aider à se sentir soutenues et intégrées.
- Organisez régulièrement des réunions dans toute l’entreprise. Faire régulièrement le point sur les objectifs de l’entreprise, les événements à venir et d’autres questions permet de garder tout le monde sur la même longueur d’onde.
- Organisez des séances de feedback. Les gens sont plus enclins à partager des critiques constructives s’ils ont l’impression de pouvoir le faire en toute sécurité et de manière constructive.
Liste d’outils de communication interne
- Bulletins d’information d’entreprise – Les bulletins d’information d’entreprise fournissent un historique de ce qui se passe dans l’entreprise et constituent un excellent moyen de partager des informations. Il n’est pas nécessaire qu’ils soient longs ou formels ; en fait, il est souvent préférable qu’ils soient courts et agréables.
- Réunions du personnel – Bien que de nombreuses entreprises aient abandonné depuis longtemps la réunion hebdomadaire ou bihebdomadaire du personnel, ces réunions restent un excellent moyen de tenir les employés informés de ce qui se passe dans l’entreprise.
- Réunions publiques – Si les employés sont répartis sur différents bureaux ou sites, l’organisation de réunions publiques par le biais d’outils de vidéoconférence tels que Zoom ou GoToMeeting est un excellent moyen d’impliquer les employés de différents sites.
- Intranet de l’entreprise – Si vous avez un intranet d’entreprise, mettez-le à la disposition des employés et encouragez-les à l’utiliser comme ressource pour rester informés. Si vous n’avez pas d’intranet d’entreprise, envisagez d’en créer un.
Améliorer les échanges au sein de l’enteprise
La communication interne est essentielle pour toute organisation, mais elle est souvent négligée car elle n’est pas habituellement mesurée. De nombreux responsables supposent simplement que leurs employés savent ce qui se passe dans l’entreprise et qu’ils se tiennent au courant des dernières nouvelles. Il ne fait aucun doute que les meilleures entreprises sont celles qui communiquent bien en interne. Lorsque les employés comprennent les objectifs de l’entreprise et la manière dont leur travail y contribue, il est plus facile pour eux de rester concentrés sur ce qui compte le plus. Et c’est alors que les bonnes entreprises deviennent d’excellentes entreprises.